E-Doküman Nedir? Neden Kullanılır?
Kurum ve kuruluşlar için kritik bilgilerin yönetiminin basit ve hızlı hale getirilmesine imkan tanıyan belge yönetimi sistemi e dokuman kavramını karşımıza getiriyor. Tüm bu avantajları ile e dokuman sistemlerine ulaşmak ve kullanmaya başlamak için https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ adresini ziyaret edebilirsiniz. Elektronik belge olarak da ifade edebileceğimiz bu kavram bilgi ve belgelerin dijital halini ifade ediyor. Belgelerin taranması sureti ile internet ortamına aktarılmasını anlatan bu süreç ile devlet yönetimi dahi sağlanabiliyor. Kurumların bilgilerinin yönetilmesi, farklı kurumlar ile iş birliği içinde olmak ve bilgilerin dağıtılması amaçlarına hizmet eden belge yönetimi kağıt ve elektonik dosyaları bir araya getirmektedir. Bu da yüksek verimlilik ve kayıtların güven içinde tutulmasına olanak tanır. E dokuman sistemleri ile birlikte belgeler oluşturulur ve daha sonra depolanır. Bu belgelerin hazırlanması, arşivlenmesi ve yönetilmesi için ise yazılımlardan destek alınmaktadır. Programlar yetkili olan kullanıcıların verilerine ulaşmasına imkan tanır. Yönetim yazılımı içinde bulunan özellikler dahilinde de belgelerin yönetilmesi, görüntülenmesi ve iş akış yönetimi sağlanmaktadır. Belge sistemlerine sahip olan donanımlar ise kağıt üzerinde var olan belgelerin görüntülerinin yakalanması için kullanılan bir tarayıcıdan ibarettir. Taranan belgeler üzerinden otomatik bir şekilde indeksleme yapabilen bu yazılımlar ek verileri de depolar ve arandığında bulunmasını daha kolay bir hale getirir.
E Dokümanın Faydaları Nelerdir?
E dokuman sistemi ile birlikte;
Çalışan verimliliği sağlanır. Personel baskılı olan evrakları dijital ortama dönüştürebilir ve paylaşabilir.
Zamandan tasarruf sağlanır. Kopyaları içeren dosyaların hazırlanması zaman alırken bu sistem ile birlikte kolayca dosya hazırlanabilir.
Maliyetten tasarruf sağlanır. Fotokopi, faks makinesi, kağıt gibi ek maliyetlerden ortadan kalkar.
Sistem ek güvenlik içerir. Bir güvenlik personeline ihtiyaç duymadan veriler saklanabilir.
